Documentos que aún tienen que guardarse en papel
Aunque la transición de documentos impresos a formatos digitales ha sido una tendencia desde hace tiempo y se ha intensificado a raíz de la pandemia, hay que tener en cuenta que todavía existe la obligación legal de conservar algunos documentos en formato impreso. También hay algunos casos en que, si bien no es obligatorio, es muy recomendable debido a las preferencias o exigencias de algunos colectivos profesionales, o bien por la seguridad y autenticidad que proporcionan.
Estos son algunos ejemplos:
- Documentos legales y notariales: de las escrituras, poderes, testamento etc. se debe conservar un original en papel para garantizar su autenticidad.
- Documentos fiscales: algunas jurisdicciones aún exigen que ciertos registros fiscales se guarden en papel para facilitar auditorías y verificaciones.
- Documentos médicos: Historias clínicas y registros médicos a menudo se mantienen en formato impreso para garantizar la integridad y confidencialidad de la información médica, así como para facilitar su consulta a las personas de edad avanzada
Documentos académicos: Certificados de titulaciones, diplomas etc
- Contratos importantes: Algunos acuerdos comerciales y contratos pueden necesitar una firma física para ser legalmente vinculantes en ciertos lugares.
Protección y conservación
Tanto en el ámbito profesional como en el privado, una protección adecuada es fundamental para asegurar la conservación de documentos como los mencionados y garantizar que se conservan a lo largo del tiempo en buen estado y sin deterioro.
Estas son las recomendaciones principales:
Guardar los documentos en sobres y carpetas de plástico: Sin duda el plástico es la mejor opción para proteger los documentos, no solo contra el polvo, el desgaste y las manchas, sino especialmente contra la humedad. El papel absorbe fácilmente los líquidos, por eso se puede imprimir tan bien, pero también por eso es muy vulnerable a salpicaduras, derrames, gotas o, simplemente, a la propia humedad ambiental. Todas estas cosas causan daños irreversibles a los documentos en papel, incluso dejándolos inservibles. Sin embargo, el plástico es impermeable, por lo que protege perfectamente a todos los documentos colocados en su interior.
Aparte de esto, el plástico tiene otra ventaja muy importante: puede ser transparente, permitiendo ver o leer los documentos a su través, sin necesidad de sacarlos de su protector. Existen infinidad de modelos de fundas, sobres o carpetas transparentes. Si lo que queremos es privacidad, pero sin renunciar a las ventajas de los protectores transparentes, podemos utilizar una combinación: documentos individuales metidos cada uno en su funda, y esas fundas agrupadas dentro de una carpeta o estuche opaco.
Por otra parte, el plástico es muy resistente y duradero, lo que se convierte en una característica fundamental cuando lo que se trata es de proteger algo, en nuestro caso, los documentos. Y no menos importante: si conseguimos proteger muy bien algo valioso, durante mucho tiempo, y lo hacemos con un medio que no necesita de mantenimiento y es muy duradero ... estamos hablando de Sostenibilidad con mayúscula.
A un usuario particular, que necesita unos pocos protectores, le conviene comprar modelos estándar en una papelería o comercio especializado, pero para una empresa es mucho mejor encargar sus carpetas, fundas y sobres a un especialista que se las fabrique a medida, pues de esta forma puede elegir una por una todas las características (forma, tamaño, colores, accesorios, etc,), ajustándolas a sus necesidades y preferencias, Y, por supuesto, con sus logotipos e imágenes.
Elegir un ambiente adecuado y controlado: una vez protegidos dentro de su funda o carpeta de plástico, los documentos deben guardarse en un ambiente fresco y seco, y a resguardo de la luz solar directa. Se deben evitar lugares en los que la temperatura y especialmente la humedad sufran grandes variaciones a lo largo del año.
Hacer y conservar una copia digital: Ni que decir tiene que, desde el primer día, se debe tener una copia digital de cada documento importante, guardada en al menos un dispositivo de almacenamiento fiable. Como no cuesta nada, mejor tenerla en más de un dispositivo, y en ubicaciones diferentes: tener una copia en un ordenador y otra un disco duro externo, y guardar ambos en el mismo armario, no es la mejor opción en caso de robo, incendio, etc). Las copias digitales nos proporcionan respaldo en caso de deterioro o pérdida o del documento original, y además en muchas gestiones la copia digital es suficiente, y así el uso del valioso original queda reservado para los casos en que sea imprescindible.
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